Cadastros
Iniciando a implantação do hotelflow Ultra em um novo cliente:
Cadastros -> Segmentos:
- Não informado
- Lazer
- Trabalho
- Núpcias
Cadastros -> Origens:
- Site
- Channel
- Balcão
- Agência
- Outros
Cadastros -> Clientes -> Títulos
- Sr (Masculino)
- Sra (Feminino)
Cadastros -> Serviços/Produtos -> Departamentos
Cadastrar os departamentos de vendas como Restaurante, Bar, Hospedagem, Taxa de Turismo, Taxa de Serviço, ISS, Pets, Lavanderia, etc conforme a planilha que o cliente preencheu na aba Ponto de Venda. Mas o cadastro obrigatório quando não tem nada preenchido de PDV é a Hospedagem:
Cadastros -> Serviços/Produtos -> Contas
Cadastro de contas relacionadas ao departamento como Diária, A&B (Alimentos e Bebidas), Lavanderia, ISS, taxas, etc…
Cadastros -> Serviços/Produtos -> Categorias
Se tiver o PDV contratado cadastrar as categorias dos produtos tais como por exemplo:
- Bebidas Alcoólicas;
- Bebidas Não Alcoólicas;
- Sobremesas;
- Pratos;
- Caldos.
Cadastros -> Serviços/Produtos -> Taxas
Se trabalhar com taxa de serviço, deve cadastrar o Departamento, conta e o serviço “Taxa de Serviço”, após feito, deve ir no menu cadastros – serviços/produtos – Taxas e indicar o valor da taxa e o serviço vinculado a ela, conforme abaixo:
Cadastros -> Serviços/Produtos -> Serviços/Produtos
Neste momento é onde deve cadastrar os produtos e serviços do hoteleiro.
Exemplo: Diária
o cadastro do produto é o mesmo processo acima somente muda que tem que marcar “Produto”, indicar a categoria do produto no PDV e as características(Com Gelo, Sem Gelo, etc) se o hotel desejar.
Cadastros -> Financeiro -> Mét. Pagamentos
Cadastrar as formas de pagamento utilizadas:
Menu Empresas
Cadastrar a operadora do cartão como tipo Operadora para que possa seguir com a admin financeira conforme a planilha:
Menu Cadastros – Financeiro – Admin Financeira
Cadastrar as administradoras financeiras conforme a planilha, quando houver parcelamento deve cadastrar separado, conforme o exemplo abaixo:
Cartão de Credito – MasterCard – 1 parcela 2% e até 6 parcelas 3.65%
Cadastro de 1 parcela:
Informar a taxa da parcela
Integrações
Mapear as administradoras financeiras para quando migrar o pagamento do channel poder inserir na conta:
| Visa |
| MasterCard |
| AmericanExpress |
| DinersClub |
| ELO |
| Hipercard |
Exemplo de cadastro de até 6 parcelas:
Menu Cadastros -> Financeiro -> Bancos
Se tiver Financeiro deve cadastrar os Bancos preenchidos na planilha:
Menu Cadastros -> Financeiro -> Planos de Contas
Se tiver o modulo financeiro deve cadastrar os planos de contas que estão na planilha:
| Planos de contas | ||
| 1 | Custos Fixos | |
| 1.1 | Agua | |
| 1.2 | hotelflow | |
| 1.3 | Internet | |
| 1.4 | Luz | |
| 2 | Custos Variáveis | |
| 2.1 | Mercado | |
| 3 | Funcionários | |
| 3.1 | 13º Salário | |
| 3.2 | Férias | |
| 3.3 | Pagamentos | |
Cadastros ->Financeiro -> Bancos
Cadastrar os bancos que preencheu na planilha de implantação
Cadastros -> Manutenções -> Inactividades
Cadastrar conforme o que o cliente preencheu na planilham, se ele não preencheu nada deve cadastrar no mínimo o “Bloqueio”:
Cadastros -> Governança -> Áreas Comuns
Cadastrar conforme o preenchimento da planilha:
Cadastros -> Quartos -> Blocos
Cadastrar o bloco da propriedade como hotel ou pousada ou hostel:
Cadastros -> Quartos -> Tipos
Cadastrar as categorias de quartos conforme foi preenchido na planilha:
Atenção: No campo “Código” deve abreviar de forma que fique bacana a visualização do quarto no Rack Uhs
Cadastros -> Quartos -> Quartos
Cadastrar os quartos conforme a planilha, atenção que este cadastro deve ser o mesmo que tem que estar na planilha de importação, caso o cliente vá importar reservas, tem que ser idêntico:
Cadastros -> Hotel
- Deve cadastrar o CNPJ do hotel no menu Empresas e marcar a opção “É empresa do Hotel” depois selecionar a empresa no cadastros do hotel;
- Deve também inserir a logo;
- Inserir o E-mail e telefone que estão na planilha.
Cadastros -> Características
Deve cadastrar a montagem do quarto que o cliente preencheu na planilha como preferências do quarto, senão tiver preenchido nada deve preencher com os campos abaixo:
- 1 Cama Casal
- Berço
- 1 Cama Solteiro
- 2 Camas Solteiros
Cadastros -> Faixas Etárias
Cadastrar de acordo com a planilha:
Cadastros -> Notificações (ATENÇÃO: DEVE FORMATAR A MENSAGEM PARA FICAR BONITA AO ENVIAR PARA O HOSPEDE)
- Nome: Confirmação de Reserva E-mail
- Tipo: Reserva:
- Tipo de Mensagem: Email
- Modulo: PMS
- Assunto: Confirmação de Reserva – RSV [Reserva – Nº] – [Hotel – Nome]
Olá [Reserva – Hóspede Titular]
Obrigado por reservar conosco!
Estamos muito contentes em informar que a reserva de numero [Reserva – Nº] esta confirmada.
Dados da Reserva:
Período da Reserva: [Reserva – Check-in] – [Reserva – Check-Out]
Categoria: [Reserva – Tipo UH Reservada] Pensão: [Reserva – Tipo Pensão]
Titular: [Reserva – Hóspede Titular]
Valores:
Valor total da reserva: [Reserva – Total]
Valor adiantado: [Reserva – Valor Total de Adiantamentos]
Saldo a pagar: [Reserva – Resultado Valor]
Envio também nosso link de Check-in Online, caso queira preencher antecipadamente, assim você ganha tempo para aproveitar sua estadia.
Check-in Online: [Reserva – Link Check-In Online]
Quaisquer dúvidas estaremos a disposição!
Agradecemos a preferência!
Atenciosamente,
[Hotel – Nome]
- Nome: Confirmação de Reserva Whatsapp
- Tipo: Reserva:
- Tipo de Mensagem: Whatsapp
- Modulo: PMS
*CONFIRMAÇÃO DE RESERVA*
Olá *[Reserva – Hóspede Titular]* Obrigado por reservar conosco!
Estamos muito contentes em informar que a reserva de numero *[Reserva – Nº]* esta confirmada.Dados da Reserva:
Período da Reserva: *[Reserva – Check-in] – [Reserva – Check-Out]*
Categoria: *[Reserva – Tipo UH Reservada] Pensão: [Reserva – Tipo Pensão]*
Titular: *[Reserva – Hóspede Titular]*
Valores:
Valor total da reserva: *[Reserva – Total]*
Valor adiantado: *[Reserva – Valor Total de Adiantamentos]*
Saldo a pagar: *[Reserva – Resultado Valor]*
Envio também nosso link de Check-in Online, caso queira preencher antecipadamente, assim você ganha tempo para aproveitar sua estadia.*Check-in Online: [Reserva – Link Check-In Online]*
Quaisquer dúvidas estaremos a disposição!
Agradecemos a preferência!
Atenciosamente,
*[Hotel – Nome]*
- Nome: Confirmação de Grupo E-mail
- Tipo: Reserva de grupo
- Tipo de Mensagem: Email
- Modulo: PMS
- Assunto: Confirmação de reserva – Reserva de Grupo [Grupo – Descrição] – [Hotel – Nome]
Olá [Grupo – Hóspede Titular]
Obrigado por reservar conosco!
Estamos muito contentes em informar que a reserva de grupo foi efetuada com os dados abaixo:
Nome do Grupo: [Grupo – Descrição]
Responsável: [Grupo – Hóspede Titular]
Empresa: [Grupo – Empresa]
Agência: [Grupo – Agência]
Período: [Grupo – Check-in] – [Grupo – Check-Out] – Total de Uhs: [Grupo – Quantidade de Uhs]
Data Vencimento: [Grupo – Vencimento]
Total do Grupo: [Grupo – Total]
Valor total pago: [Grupo – Valor Total de Adiantamentos]
Saldo a pagar: [Grupo – Valor a pagar]
Abaixo os detalhes das reservas do grupo:
[Grupos – Reservas]
Quaisquer dúvidas estaremos a disposição!
Agradecemos a preferência!
Atenciosamente,
[Hotel – Nome]
- Nome: Confirmação de Grupo Whatsapp
- Tipo: Reserva de Gupo
- Tipo de Mensagem: Whatsapp
- Modulo: PMS
Olá *[Grupo – Hóspede Titular]*
Obrigado por reservar conosco!
Estamos muito contentes em informar que a reserva de grupo foi efetuada com os dados abaixo:Nome do Grupo: *[Grupo – Descrição]*
Responsável: *[Grupo – Hóspede Titular]*
Empresa: *[Grupo – Empresa]
Agência: *[Grupo – Agência]*
Período: *[Grupo – Check-in]* – *[Grupo – Check-Out]* – Total de Uhs: *[Grupo – Quantidade de Uhs]*
Data Vencimento: *[Grupo – Vencimento]*
Total do Grupo: *[Grupo – Total]*
Valor total pago: *[Grupo – Valor Total de Adiantamentos]*
Saldo: *[Grupo – Valor a pagar]
Abaixo os detalhes das reservas do grupo:[Grupos – Reservas]
Quaisquer dúvidas estaremos a disposição!
Agradecemos a preferência!
Atenciosamente,
Menu Cadastros -> Usuários -> Perfis
Cadastrar o perfil ADMIN com tudo liberado;
Cadastrar os perfis de acordo com a planilha (Recepção/Reservas, Governança etc..)
Menu Cadastros -> Usuários -> Usuários
Cadastrar os usuários de acordo com a planilha de implantação
Menu Configurações -> Ícone do E-mail
Configurar o provedor que enviará os e-mails, conforme abaixo:
- E-mail de envio: [email protected]
- Bcc: Colocar o da pousada/hotel para receberem em cópia
- SMTP: smtp.gmail.com
- Porta: 465 | Com SSL
- Senha: vdiepjwfgtxsnxyj
A partir deste momento deve seguir o manual dos PARAMETROS